[ Notarielles Online-Verfahren ]

Der Notar ist zuständig, Beurkundungen vorzunehmen. Beurkunden bedeutet, dass der Notar ein Schriftstück erstellt, welches seine Wahrnehmungen bezeugt. Entweder über den Inhalt der vor ihm abgegebenen Willenserklärungen (Grundstückskaufverträge, Gesellschaftsverträge) oder in Bezug auf Geschehnisse (Ereignisse) in der Form sog. Tatsachenbeurkundungen (bspw. über den Verlauf von Gesellschafter- bzw. Hauptversammlungen oder die Unterzeichnung eines Schriftstücks durch eine bestimmte Person – Unterschriftsbeglaubigung). Bestimmte Rechtsgeschäfte sind nur wirksam, wenn sie notariell beurkundet werden (Übertragung des Grundstückseigentums, Gründunge oder Anteilsübertragungen bei Kapitalgesellschaften, Erbvertrag). Darüber hinaus empfiehlt sich die Beurkundung sowohl aus Beweisgründen als auch der damit einhergehenden umfassenden inhaltlichen Beratung durch den Notar bei der Erteilung von Vorsorgevollmachten, Errichtung eines Testaments, Gründung und Änderung von Personenhandelsgesellschaften.

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Die Beglaubigung ist ein Unterfall der Beurkundung. Der Notar bescheinigt im Beglaubigungsvermerk, dass die Unterschrift von einer bestimmten Person stammt (Unterschriftsbeglaubigung) oder die Abschrift mit dem Originaldokument übereinstimmt (Beglaubigung einer Abschrift). In der Praxis benötigt werden derartige Beglaubigungen insbesondere im Grundbuchverfahren bund Handelsregisterverfahren. Denn im Grundbuch wird eine Eintragung nur vorgenommen, wenn die zur Eintragung erforderliche Erklärung durch öffentliche oder öffentlich beglaubigte Urkunden nachgewiesen ist (§ 29 Grundbuchordnung – GBO). Und auch im Registerverfahren ist die Anmeldung zur Eintragung in öffentlich beglaubigter Form einzureichen (§ 12 Handelsgesetzbuch – HGB).

Die Anmeldungen zum Handelsregister erfolgen im elektronischen Rechtsverkehr durch den Notar in öffentlich beglaubigter Form (§ 12 HGB). Diese elektronische Anmeldung setzt voraus, dass die Urkunde als Papierdokument in eine elektronische Urkunde umgewandelt wird. Dies geschieht durch Anfertigung einer elektronisch beglaubigten Abschrift mittels spezieller, dem Notar zur Verfügung gestellter Software, die den Rechtsverkehr mit dem Registergericht ermöglicht. Neben die Urkunde tritt ein zweites Zeugnis hinzu, das die inhaltliche Übereinstimmung der elektronischen Datei mit dem Papierdokument bestätigt. Die Dokumente sind ausschließlich über das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) mit Hilfe der speziellen Software zum Registergericht einzureichen. Das Dokument ist mit dem Notarattribut mittels qualifizierter elektronischer Signatur zu versehen. Entsprechendes gilt für die Anmeldungen zum Genossenschaftsregister ( § 157 Genossenschaftsgesetz – GenG). Schließlich sind auch die Anmeldungen zum Vereinsregister, wenn auch nicht elektronisch, in öffentlich beglaubigter Form einzureichen ( § 77 Bürgerliches Gesetzbuch – BGB) und Genossenschaftsregister.

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Damit deutsche öffentliche Urkunden im Ausland anerkannt werden, ist es in der Regel erforderlich, die Echtheit der Unterschrift des Notars und seine Befugnis zur Ausstellung der Urkunde durch eine übergeordnete Stelle bestätigen zu lassen. Über die Beurkundung hinaus sorgen wir deshalb dafür, dass Ihre Urkunden auch im internationalen Rechtsverkehr verwendet werden können und holen Apostillen ein bzw. sorgen für die notwendige Legalisation und Endbeglaubigung.

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Ihre direkten Ansprechpartner:
Birgit Klein
Leonie Tolle
Lisa-Marie Merck